Confira tudo sobre Livro-caixa para sua clínica médica
Saiba como utilizar o Livro-caixa para pagar menos impostos e aprimorar a gestão financeira da empresa
O Livro-caixa é um documento com várias utilidades, dentre elas, destacam-se: notas fiscais pagas pelos clientes e pagas aos fornecedores, assim como o gasto com o pessoal interno (funcionários) e externo (fornecedores).
Saber usar esse instrumento contábil pode ser o diferencial entre o sucesso de sua clínica e a do concorrente, pois, além de ter um registro de entrada e saída de contas, é também possível economizar na hora de pagar os impostos.
Nesse texto, vamos falar sobre maneiras de pagar menos impostos através do Livro-caixa. Falaremos sobre o que é o Livro-caixa, como utilizá-lo da forma correta e outras dicas importantes para o dia a dia da gestão de uma clínica médica. Boa leitura!
O que é o Livro-caixa?
Um documento conhecido por ser um registro de entrada e saída de despesas financeiras, o Livro-caixa é usado por empresas que pretendem ter suas contas organizadas, a fim de que possam aumentar seus lucros e pagar menos impostos.
Além disso, com esse instrumento financeiro é possível que o empresário tenha maior conhecimento sobre entradas e saídas de finanças de sua organização, fazendo com que o bom gerenciamento proporcione uma melhor saúde financeira para o negócio.
Quando uma empresa do setor de saúde, no caso, negligencia o uso do Livro-caixa, deixa evidente a falta de compromisso profissional e, por não ter controle das finanças, tem grande chance de falir o negócio.
Como usar o Livro-caixa
O uso do Livro-caixa pé importante para o bom funcionamento de um negócio. Para fazer o uso adequado do Livro-caixa, basta seguir os passos listados a seguir:
- Registro de Datas:
É preciso registrar todas as movimentações financeiras por meio de uma datação.
- Tipificação da movimentação financeira:
É necessário que se faça o registro do tipo de movimentação financeira realizada; se é de entrada ou de saída, se é de lucro ou de despesa.
- Histórico:
Especificar qual movimentação financeira foi realizada.
- Saldo Inicial:
Registrar o saldo inicial mensal.
- Saldo Final:
Registrar o saldo final mensal.
- Valores:
É preciso que se registre os valores de entrada e saída.
Os passos acima devem ser realizados conforme as necessidades que se apresentem. Após seguir esses passos, você conseguirá gerir bem o fluxo de caixa de sua empresa, o qual vale ressaltar que difere do Livro-caixa. Veja mais sobre a diferença.
Livro-caixa x fluxo de caixa
Enquanto o Livro-caixa registra despesas e recebimento de pagamentos, tendo um determinado período em vista, o Fluxo de Caixa está focado nas movimentações financeiras mais gerais, a fim de garantir que a empresa tenha previsibilidade em suas finanças.
Usando bem o Livro-caixa
Ainda que seja simples fazer o uso do Livro-caixa, se a clínica médica não tomar cuidado, poderá cair em alguns erros. Abaixo seguem algumas dicas do que pode ser feito e do que deve ser evitado.
- Modelo de Livro-caixa
Ainda que alguns empresários não deem a devida importância, ter um Livro-caixa bem organizado pode evitar estresses futuros. Por isso, recomenda-se que as datas, saldo de entrada, despesas, tipos e valores, por exemplo, sejam diferenciadas por cores distintas.
- Detalhamento discricionário
Às colunas do Livro-caixa podem ser acrescentadas informações sobre o dinheiro retirado ou acrescentado. Assim, a clínica saberá, detalhadamente, o fluxo das finanças.
- Cuidado com o registro parcelado
É importante que se registre, quando houver pagamento parcelado, somente a soma recebida no presente mês, não a totalização do valor do serviço prestado.
- Registro do CPF ou do CNPJ
Com informações do CPF e/ou do CNPJ, a clínica médica pode saber a situação legal dos clientes junto aos órgãos de controle do Estado.
- Armazenamento de recibos
Todos os pagamentos e recebimentos de valores devem constar no Livro-caixa, para efeito de comprovação legal – seja Nota Fiscal Eletrônica (NFe), seja Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFS-e).
- Ter um contador
Ainda que para alguns pareça algo óbvio, nem todo empreendedor, especialmente os iniciantes, dá a devida atenção à necessidade de se ter um contador. Os empresários mais experientes sabem que, além de se ter um contador, é preciso que ele seja de confiança. Se possível, que o contador tenha especialização na área de saúde.
- Use a tecnologia a seu favor
Com o avanço tecnológico, não é mais necessário que o Livro-caixa seja físico. Basta usar planilhas e softwares especializados. Assim, você facilitará sua vida!
Despesas que são dedutíveis: menos impostos!
Chegamos ao momento mais esperado! Confira as despesas que podem ser dedutíveis no Livro-caixa. As despesas de custeio que digam respeito às atividades principais do médico são dedutíveis no Livro-caixa. São elas:
- Aluguel de imóvel para fim de profissional;
- Correios, desde que sejam envios relacionados ao ofício;
- Gastos fixos, como água, energia elétrica, gás e telefone;
- Contribuição sindical,
- Materiais úteis para o consultório;
- Gastos que envolvam despesas com marketing e demais serviços relacionados à divulgação dos serviços do consultório e do médico;
- Compra de livros, softwares e equipamentos voltados para a atividade do consultório e do médico;
- Gastos com a manutenção do escritório;
- Gastos com advogados e contadores.
É importante mencionar que há um limite para se realizar a dedução do Livro-caixa. Seu limite é calculado a partir do valor da receita que a pessoa física ou jurídica recebe mensalmente.
Também é preciso dizer que, de acordo com o Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018, em seu artigo 68, não especifica exatamente a relação de quais despesas poderiam ser dedutíveis ou não, de modo que ao próprio contribuição fica incumbida a tarefa de declarar o que pretende deduzir, desde que não fira os demais artigos do citado Decreto.
Saúde da empresa
O uso do Livro-caixa não é o único requisito para o bom funcionamento da empresa. Porém, pode-se dizer que está entre os mais indispensáveis para a saúde da empresa.
Por fim, é preciso dizer ainda que a saúde da empresa não se sustenta sem um capital de giro que seja suficiente para mantê-la de pé. Desse modo, o Livro-caixa surge como medidor de despesas e lucros que possibilitará saber o melhor momento para que a organização realize seus investimentos de maneira segura e previsível.
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